Organizar un evento puede generar mucho estrés a las personas que lo llevan adelante. No todo se puede prever, pero sí se organiza siguiendo una cierta logística se pueden reducir las situaciones estresantes.
Para comenzar se debe tener en cuenta el objetivo del evento, su contenido, fecha y hora aproximada, agenda tentativa, perfil y número de asistentes, requisitos del lugar (ubicación, aforo, medios técnicos), necesidades para el evento (catering, señalética, ponentes, personal) y presupuesto.
Esto nos ayudará a perfilar las diferentes actividades y crear un plan de proyecto. Se recomienda una columna para las tareas, otra para el encargado de la misma, otra con fecha y la última para anotar el estado de la misma. Agrupa las tareas por categoría o por persona encargada, eso varía según lo que te resulte más cómodo y deja espacio para sumar algunas que puedan surgir luego.
Una lista bien detallada te permitirá visualizar rápidamente lo realizado y lo pendiente, liberando tu cabeza de tener que recordarlo. No solemos tomar consciencia de todo lo que tenemos en nuestra cabeza y esa carga nos lleva a sufrir más estrés. Al final de cuentas nuestra mente está para pensar y generar ideas no sólo para recordar.
A medida que vayan sucediendo las tareas tienes que hacer un registro de los gastos, tomando nota de los diferentes contratos así cerrarás el evento más fácil y rápidamente.
Al acercarse la fecha del evento haz un repaso de todos los detalles, confirma asistentes, revisa que todo esté contratado, asegúrate que todos los implicados sepan lo que tienen que hacer.
Todo esto es previo al evento, tomarte tiempo para la preparación y planificación te permite llegar con menos estrés y podrás dedicarte mejor a imprevistos reales en vez de ocuparte en solucionar cosas que se te habían olvidado de hacer.
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